Podmínky zpracování osobních údajů (GDPR) – OkeyTruck.cz

Tyto podmínky zpracování osobních údajů vysvětlují, jak Marek Macháček – OkeyTruck (dále jen „OkeyTruck“ nebo „správce“) nakládá s osobními údaji uživatelů svých služeb. Dokument je vypracován v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, GDPR) a příslušnými právními předpisy České republiky Cílem je srozumitelně informovat o tom, jaké údaje shromažďujeme, jak je využíváme, komu je předáváme a jaká jsou Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů.

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů (tj. subjektem, který určuje účely a prostředky zpracování) je Marek Macháček – OkeyTruck. Pro veškeré dotazy nebo žádosti týkající se zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailové adrese info@okeytruck.cz. (Správce nepověřil žádného pověřence pro ochranu osobních údajů, komunikujte tedy přímo prostřednictvím uvedeného kontaktu.)

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

OkeyTruck zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro poskytování nabízených služeb (srovnání a sjednání pojištění pro dopravní společnosti a kamionové přepravce). Konkrétně můžeme shromažďovat zejména tyto údaje:

• E-mailová adresa (Váš e-mailový kontakt)

   

• Telefonní číslo (kontaktní telefon)

   

• SPZ vozidla (státní poznávací značka Vašeho vozidla)

   

• IČO a název společnosti (identifikační číslo a jméno firmy, pokud poptáváte pojištění jako podnikatel nebo společnost)

   

(Pozn.: Pokud nám dobrovolně poskytnete i jiné údaje v rámci poptávky, budeme je zpracovávat pouze v souladu s účely uvedenými níže. Údaje jako IČO a název společnosti nemusejí samy o sobě představovat osobní údaje, avšak často s nimi pracujeme společně s kontaktními údaji fyzických osob.)

Způsob získávání osobních údajů

Osobní údaje získáváme přímo od Vás několika způsoby, a to zejména:

• Webový formulář: prostřednictvím formuláře na webových stránkách OkeyTruck.cz, kde vyplňujete své údaje pro nezávazné srovnání nebo kalkulaci pojištění.

   

• E-mailová komunikace: pokud nás kontaktujete e-mailem (např. za účelem doplnění údajů nebo zaslání dodatečných informací), zpracováváme údaje obsažené v této komunikaci.

   

• CRM systém: údaje z formuláře či e-mailu následně ukládáme do našeho interního CRM systému (Raynet CRM) pro evidenci poptávek a klientů. Tento systém využíváme k organizaci a správě obchodních případů.

   

Účely a právní základy zpracování

Vaše osobní údaje používáme pouze k jasně stanoveným účelům. Níže uvádíme hlavní účely zpracování a příslušné právní základy:

1. Vypracování nabídky pojištění (kalkulace): Vaše údaje využíváme k přípravě přesné kalkulace pojištění na míru a k nezávaznému srovnání nabídek pojistitelů. Tento účel zahrnuje také předání potřebných údajů pojišťovnám, aby mohly připravit své cenové nabídky. Právním základem je zde zpracování nezbytné pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

    

2. Sjednání pojistné smlouvy: Pokud se na základě kalkulace rozhodnete uzavřít pojistnou smlouvu, použijeme Vaše údaje k zajištění sjednání pojištění s vybranou pojišťovnou. To zahrnuje předání údajů příslušné pojišťovně a komunikaci potřebnou k uzavření smlouvy. Právním základem je splnění smlouvy, jejíž stranou se stanete (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), a rovněž splnění právních povinností, které se na nás jako pojišťovacího zprostředkovatele vztahují (např. povinnosti dle zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění).

    

3. Komunikace se zájemcem: Vaše kontaktní údaje (e-mail, telefon) využíváme k průběžné komunikaci s Vámi ohledně Vaší poptávky. Jedná se například o upřesnění zadaných informací, zodpovídání dotazů, zaslání výsledné kalkulace nebo připomenutí důležitých informací. Takové zpracování je nezbytné pro vyřízení Vaší žádosti a případné uzavření smlouvy (právním základem je opět čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy/předběžných opatření).

    

4. Vedení evidence v CRM: Údaje o zákaznících a poptávkách ukládáme do našeho CRM (Raynet) za účelem interní evidence a efektivní správy klientů. Díky tomu můžeme sledovat stav Vaší poptávky, navázat při opětovné komunikaci a zajistit konzistentní služby. Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem na řádné evidenci a organizaci obchodní činnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Dbáme přitom na to, aby taková evidence nezasahovala nepřiměřeně do Vašeho soukromí.

    

(K jiným účelům Vaše údaje nevyužíváme. Nepoužíváme je například pro rozesílání marketingových newsletterů bez Vašeho výslovného souhlasu. Pokud bychom potřebovali osobní údaje zpracovat k jinému účelu, vždy bychom si vyžádali Váš předchozí souhlas.)

Předávání osobních údajů třetím stranám

Vaše osobní údaje nepředáváme žádným třetím stranám s výjimkou případů, kdy je to nezbytné pro zajištění výše uvedených účelů nebo nám to ukládá zákon. Konkrétně mohou Vaše údaje obdržet:

• Pojišťovny a pojistní partneři: Abychom mohli získat konkrétní nabídky pojištění, poskytujeme nezbytné údaje Vámi vybraným pojišťovnám (případně partnerským zprostředkovatelům) za účelem vypracování kalkulace a návrhu pojistné smlouvy. Tyto subjekty využijí údaje výhradně k přípravě nabídky a případnému uzavření pojištění. Každá pojišťovna vystupuje jako samostatný správce osobních údajů, který zpracovává data dle svých zásad ochrany údajů (o podrobnostech Vás případně bude informovat při sjednání pojištění).

   

• Poskytovatel CRM systému: Pro evidenci dat využíváme cloudový CRM software RAYNET (provozovaný společností RAYNET s.r.o.). Tento poskytovatel vystupuje v pozici zpracovatele osobních údajů – znamená to, že může mít technický přístup k uloženým datům, ale pouze za účelem správy a údržby CRM systému na základě smlouvy se správcem. S poskytovatelem máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů, která zajišťuje, že i u něj jsou Vaše data v bezpečí a je s nimi nakládáno v souladu s GDPR.

   

• Orgány veřejné moci: V případě zákonné povinnosti můžeme Vaše údaje poskytnout orgánům státní správy či dozorovým úřadům (např. České národní bance, která dohlíží nad oblastí pojišťovnictví, případně Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo dalším příslušným orgánům). K tomu dojde pouze tehdy, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon nebo pravomocné rozhodnutí orgánu veřejné moci.

   

Ujišťujeme Vás, že Vaše osobní údaje neprodáváme žádným třetím stranám ani je nepředáváme jiným subjektům pro jejich vlastní marketingové či obchodní účely.

Doba uložení údajů

Osobní údaje uchováváme jen po nezbytně dlouhou dobu vzhledem k účelům, pro které byly získány, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy. Doba zpracování se může lišit podle konkrétní situace:

• Klienti (uzavřená pojistná smlouva): Pokud se stanete naším klientem (sjednáte pojištění přes OkeyTruck), budeme Vaše údaje uchovávat po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nutnou k ochraně našich práv a splnění povinností z tohoto vztahu. Typicky uchováváme smluvní dokumentaci po dobu trvání pojištění a dále 10 let od ukončení smlouvy (což odpovídá zákonným archivačním lhůtám např. pro účetnictví a je to doba, po kterou mohou být vzneseny případné nároky z pojištění či kontroly ze strany státu).

   

• Zájemci (nezávazná poptávka, ke smlouvě nedošlo): Pokud u nás poptáváte nabídku pojištění, ale nakonec nedojde k uzavření pojistné smlouvy, Vaše údaje uchováme po přiměřenou dobu po vyřízení poptávky. Tato doba zpravidla nepřesáhne 6 měsíců až 1 rok od naší poslední komunikace k Vaší poptávce. Uchování údajů v této lhůtě nám umožňuje případně navázat na Váš požadavek (např. nabídnout aktualizovanou kalkulaci v dalším období). Po uplynutí této doby údaje buď vymažeme nebo anonymizujeme, pokud již nebudou potřebné pro žádný další legitimní účel.

   

• Údaje zpracovávané na základě souhlasu: Pokud bychom nějaké údaje zpracovávali na základě Vašeho souhlasu (např. pro zasílání marketingových nabídek e-mailem nebo pro používání volitelných cookies – viz níže), bude doba uložení takových údajů omezena do doby, než svůj souhlas odvoláte nebo než pomine účel, pro který byl souhlas dán. V případě odvolání souhlasu příslušné údaje bez zbytečného odkladu vymažeme (pokud pro jejich další zpracování nemáme jiný zákonný podklad).

   

Po uplynutí uvedených lhůt provádíme výmaz nebo anonymizaci osobních údajů tak, aby již nebyly spojeny s konkrétní osobou. Výjimkou mohou být pouze údaje, které nezbytně musíme dál uchovávat na základě zákonné povinnosti (např. údaje v účetních dokladech) – tyto údaje uchováváme jen v rozsahu a po dobu stanovenou příslušnými zákony.

Práva subjektu údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů Vám náleží řada práv podle GDPR a souvisejících předpisů (zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů). Patří mezi ně zejménamv.gov.cz:

• Právo na přístup – máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a pokud tomu tak je, právo získat přístup k těmto údajům. Na Vaši žádost Vám poskytneme informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených údajů, příjemcích, plánované době uchování apod., a vydáme Vám kopii zpracovávaných osobních údajů.

   

• Právo na opravu – pokud zjistíte, že o Vás evidujeme neúplné či nepřesné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění. Po ověření oprávněnosti Vaší žádosti provedeme bez zbytečného odkladu nápravu.

   

• Právo na výmaz – za určitých okolností máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Můžete tak učinit například pokud údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo odvoláte-li souhlas a nemáme jiný právní důvod pro zpracování. Upozorňujeme, že právo na výmaz není absolutní – nemůžeme vymazat údaje, které musíme zpracovávat ze zákonné povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

   

• Právo na omezení zpracování – v některých situacích máte právo žádat, abychom dočasně omezili zpracování Vašich osobních údajů. To platí například pokud popíráte přesnost údajů (na dobu potřebnou k ověření) nebo pokud vznesete námitku proti zpracování (na dobu, než posoudíme, zda naše důvody převažují nad Vašimi). Při omezení zpracování jsou údaje sice uloženy, ale jinak s nimi nepracujeme (jen v nezbytných případech, jako je uplatnění právních nároků).

   

• Právo na přenositelnost – za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR máte právo získat osobní údaje, které jste nám poskytli, v běžně použitelném strojově čitelném formátu, a předat je jinému správci. Toto právo se uplatní, pokud zpracování probíhá automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo na základě smlouvy. Pokud je to technicky proveditelné, máte také právo žádat, abychom Vaše údaje předali přímo jinému správci.

   

• Právo vznést námitku – kdykoli můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud je zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu nebo při výkonu veřejné moci. V případě námitky musíme zpracování osobních údajů ukončit, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody pro pokračování, které převažují nad Vašimi zájmy a právy, nebo pokud je zpracování nutné pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. Námitce proti zpracování pro účely přímého marketingu (pokud bychom např. použili Vaše údaje pro zasílání obchodních nabídek) vyhovíme vždy – jakmile vznesete námitku, Vaše údaje již k marketingu zpracovávat nebudeme.

   

• Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování – máte právo nebýt vystaveni rozhodnutí, které je založeno výhradně na automatizovaném zpracování (bez lidského zásahu) a které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobně významně dotýkalomv.gov.cz. OkeyTruck neprovádí žádné takové plně automatizované rozhodování (nevytváříme např. automatické profilování klientů, které by vedlo k automatickému odmítnutí služby apod. Každou poptávku posuzují naši pracovníci individuálně).

   

• Právo odvolat souhlas – pokud zpracováváme některé Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá zpětné účinky – tzn. zpracování provedené před odvoláním (dokud souhlas platil) zůstává zákonné. Po odvolání souhlasu již ale Vaše dotčené údaje nebudeme nadále pro daný účel zpracovávat. Odvolat souhlas můžete jednoduše, například zasláním e-mailu na náš kontaktní e-mail s odpovídající žádostí.

   

• Právo podat stížnost – pokud byste měli za to, že při zpracování Vašich osobních údajů porušujeme zákony či Vaše práva, můžete podat stížnost u dozorového úřadu. Dozorovým orgánem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.cz):contentReference[oaicite:5]{index=5}. Stížnost můžete podat písemně, elektronicky či osobně u ÚOOÚ. Budeme nicméně rádi, pokud nejprve budete případný problém řešit s námi – ochranu Vašich údajů bereme vážně a vždy se Vám budeme snažit vyjít vstříc.

   

Uplatnění práv: Veškerá svá práva můžete u nás uplatnit kontaktováním správce. Nejrychleji tak lze učinit zasláním žádosti na e-mail info@okeytruck.cz. Vyřízení Vaší žádosti provedeme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce od doručení (ve výjimečných případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž bychom Vás informovali). Uplatnění práv je bezplatné; pouze v případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí můžeme dle GDPR požadovat úhradu administrativních nákladů.

Zabezpečení osobních údajů

OkeyTruck klade velký důraz na zabezpečení Vašich osobních údajů. Zavedli jsme vhodná technická a organizační opatření, abychom ochránili data před zneužitím, ztrátou nebo neoprávněným přístupem. Osobní údaje jsou uloženy v zabezpečených databázích a systémech (např. v CRM), které jsou chráněny hesly, šifrováním a pravidelně aktualizovanou bezpečnostní softwarovou ochranou. K údajům mají přístup pouze pověřené osoby (správce a jím pověření spolupracovníci) a všechny tyto osoby jsou vázány zákonnou či smluvní povinností mlčenlivosti.

S našimi dodavateli služeb, kteří mohou přijít do styku s osobními údaji (typicky provozovatel CRM systému, případně poskytovatel webhostingu apod.), máme uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů. Tyto smlouvy zaručují, že i dodavatelé budou data chránit v souladu s GDPR a používat je pouze k sjednaným účelům. Pravidelně kontrolujeme nastavení zabezpečení a aktualizujeme je dle potřeby, abychom udrželi vysoký standard ochrany dat.

Mějte však na paměti, že žádný přenos dat po internetu či jejich ukládání v cloudu nemůže být stoprocentně bezpečné. V případě nepravděpodobného incidentu, kdyby i přes veškerá opatření došlo k porušení zabezpečení a úniku Vašich osobních údajů, postupujeme dle GDPR – zejména bychom tuto skutečnost nahlásili Úřadu pro ochranu osobních údajů a učinili další potřebné kroky. Pokud by vzniklé riziko pro Vaše práva a svobody bylo vysoké, informovali bychom o incidentu také přímo Vás a poskytli Vám veškeré potřebné informace a součinnost.

Používání souborů cookies

Webová stránka OkeyTruck.cz používá soubory cookies a podobné technologie, aby zajistila Vaši uživatelskou přívětivost a plynulé fungování. Cookies jsou malé textové soubory, které se ukládají ve Vašem zařízení prostřednictvím webového prohlížeče. Díky cookies si web může zapamatovat některé Vaše preference a úkony (např. údaje zadané ve formuláři) po určitou dobu, takže je nemusíte zadávat opakovaně při každé návštěvě. Také nám pomáhají analyzovat návštěvnost stránek a vylepšovat naše služby na základě toho, jak jsou používány. Některé cookies jsou nezbytné pro základní funkčnost webu (např. pro umožnění přihlášení nebo zapamatování nastavení), jiné jsou volitelné – analytické či marketingové.

Při první návštěvě našeho webu Vás upozorníme na používání cookies (např. formou lišty v dolní části obrazovky) a vyžádáme si Váš souhlas s uložením případných neessential cookies (cookies, které nejsou nutné pro samotný provoz webu). Máte možnost si zvolit, jaké typy cookies povolíte. Svá nastavení můžete kdykoli změnit – buď prostřednictvím našeho webu (pokud umožňuje změnu nastavení cookies), nebo ve svém prohlížeči. Většina prohlížečů umožňuje blokovat či vymazat cookies, případně nastavovat výjimky pro jednotlivé weby. Odvolání souhlasu s volitelnými cookies či jejich zablokování nemá vliv na používání našeho webu, může však omezit některé pokročilé funkce nebo komfort uživatele (např. neuvidíte obsah přizpůsobený Vašim preferencím).

Podrobnější informace o tom, jaké konkrétní cookies používáme a k jakým účelům, Vám rádi poskytneme na vyžádání. Stačí nás kontaktovat na e-mailu info@okeytruck.cz. (Případně zde může být odkaz na samostatné Zásady používání cookies, pokud je OkeyTruck.cz zveřejňuje.)

Závěrečná ustanovení

Tyto Podmínky zpracování osobních údajů mohou být podle potřeby aktualizovány, aby odrážely změny našich služeb nebo změny legislativy. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webových stránkách OkeyTruck.cz. Doporučujeme proto čas od času zkontrolovat tuto stránku, abyste měli přehled o případných úpravách.

Tento dokument je platný a účinný od 7. 5. 2025. Pokud provedeme zásadní změny v tomto znění (např. rozšíření účelů zpracování), upozorníme Vás na to vhodným způsobem (např. e-mailem nebo při Vaší další návštěvě webu).

V případě dotazů ohledně těchto podmínek nebo obecně zpracování osobních údajů nás neváhejte kontaktovat na info@okeytruck.cz. Jsme připraveni Vám poskytnout veškeré potřebné informace.

vašich osobních údajů klademe maximální důraz a věříme, že tato pravidla přispějí k Vašemu pocitu jistoty při využívání služeb OkeyTruck.